关于印发《重庆城市管理职业学院公文处理办法(试行)》的通知
发布人:系统管理员  发布时间:2012-11-02   浏览次数:1141

重城管院委发〔2010〕1号

关于印发《重庆城市管理职业学院公文处理办法(试行)》的通知

各党总支部、直属党支部,院属各单位:
    公文处理工作是我院管理活动中一项极为重要的工作,它反映着我院作为一个高等教育单位在管理过程中的政策水平、工作作风、工作效率和工作质量,关系到我院的公众形象。因此,各单位应高度重视公文处理工作。各单位负责人和公文处理专、兼职人员要加强公文处理相关知识的学习,提高公文写作水平,以提高我院公文处理工作质量,保证学院公文正常、高效发挥应有的作用。根据国家公文处理工作的有关规定,结合我院公文处理工作中存在的实际问题,制定了《重庆城市管理职业学院公文处理办法(试行)》(以下简称《办法》),现予印发。请各单位负责人及相关人员认真学习,熟悉《办法》中的各项规定,严格按照《办法》的各项要求,做好公文处理工作。

    附件:1.重庆城市管理职业学院发文代字编注规范(略)
          2.中共重庆城市管理职业学院委员会、重庆城市管理职业学院发文样式(略)

 


中共重庆城市管理职业学院委员会  重庆城市管理职业学院
                       2010年1月4日

                       

重庆城市管理职业学院公文处理办法(试行)

第一章  总  则

    第一条  为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号)和《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)有关规定,结合学院实际,制定本办法。
    第二条  学院公文是学院在管理过程中形成的具有特定效力和规范格式的公务文书,是学院贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况以及依法治校的重要工具。
    第三条  公文处理是包括公文拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
    第四条  公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时、准确、安全、保密。
    第五条  公文必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。
    第六条  学院领导及院属各单位党政负责人应高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的指导和检查。
    第七条  党委办公室和院长办公室是学院公文处理的管理机构,主管学院公文处理工作,并负责对学院各单位的公文处理工作进行指导。院属各单位应指定专人从事公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派,具备相关专业知识。

第二章  公文种类

    第八条  学院适用的公文种类有:
    (一)决议  适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
    (二)决定  适用于对学院重要事项或者重大行动做出决策和安排。
    (三)意见  适用于对重要问题提出见解或处理办法。 
    (四)公告  适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
    (五)通告  适用于在学院一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
    (六)通知  适用于传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文,发布规章制度,传达要求各党总支部(直属党支部)、院属各单位办理、共同执行或周知的事项。
    (七)通报  适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
    (八)报告  适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级单位的询问或要求。
    (九)请示  适用于向上级单位请求指示、批准。  
    (十)批复  适用于答复各党总支部(直属党支部)和院属各单位的请示事项。
    (十一)规定  适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
    (十二)函  适用于与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。
    (十三)会议纪要  适用于记载和传达会议的主要精神和议定事项。

第三章 公文格式

    第九条  公文一般由版头(发文机关标识)、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关、印制日期和印制份数等部分组成。
    (一)版头(发文机关标识)  我院党委和纪委的发文机关标识分别由“中共重庆城市管理职业学院委员会”“中共重庆城市管理职业学院纪律检查委员会”加“文件”组成;学院行政公文发文机关标识由学院名称“重庆城市管理职业学院”加“文件”组成;平行文或其它特定公文发文机关标识为“中共重庆城市管理职业学院委员会”、“重庆城市管理职业学院”;党政联合行文时,使用学院党委的发文机关标识。
    (二)发文字号  由发文单位代字、年份和序号组成。我院目前的发文机关代字根据职能部门情况作相应规定;年份应标全称,用六角括号〔〕括入,序号不编虚位,不加“第”字。
联合行文,只标明主办单位的发文字号。
发文字号标注于版头下空2行处,居中排布,上报公文的发文字号居左空1字,用3号仿宋体字。
    (三)签发人  上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,签发人姓名居右空1字;“签发人”后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
    (四)标题  公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。公文标题中除书名和规章制度名称加书名号外,一般不用标点符号。回行时,要做到词意完整,排列对称。
公文标题位于横隔线下空1行处,居中排布,用2号小标宋体字。 
    (五)主送单位  指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称。
主送单位位于标题下空1行处,左侧顶格用3号仿宋体字;主送单位之间用顿号或逗号,最后一个主送单位名称后标全角冒号。
    (六)正文  公文的主体。位于主送单位名称下1行处,用3号仿宋体字;文中如有标题可用3号小标宋体字或黑体字;正文一般每页排22行,每行28个字;文中的数字、年份不能断开回行。
    (七)附件  公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。“请示”应在成文日期下空1行左空2字用3号仿宋体字注明联系人姓名和电话。
    附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”二字,有序号时标识序号。如附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(有序号时带序号)。
    (八)印章  除“会议纪要”外,公文应加盖发文单位印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位均应加盖印章。印章必须用鲜章,印章要盖在成文时间正中央,要求印章上弧不压正文,下弧压在成文时间上。
    当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,主办单位印章在前;两个印章均压成文日期。两印章互不相交或相切,相距不超过3mm。
    当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应调整行距、字距,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
    (九)发文单位署名  发文单位(全称)位于正文末页的右下方,与正文及其附件名称之间留出适当距离,用3号仿宋字。行政公文可不署发文单位。
    (十)成文日期  以领导人签发日期为准;联合行文,以最后签发领导人的签发日期为准;会议通过的事项,以通过日期为准。 
    (十一)主题词  位于抄送单位上方。“主题词”三个字用3号黑体字,居左顶格标识,后用全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。
    成文日期位于发文单位署名正下方,右空4字,党委文件用阿拉伯数字书写(如2009年12月1日);行政文件用汉字书写,“零”写为“○”(如二○○九年十二月一日)。
    (十二)抄送单位  抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其他单位,应当用全称或规范化简称、统称。多个抄送单位一般按照先外后内、先大后小顺序排列。
抄送单位名称标注于主题词下1行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”二字,后标全角冒号;抄送单位之间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后用句号。
    (十三)印制版记  由公文印制单位名称、印制日期和份数组成。
印制单位名称、印制日期位于抄送单位之下(无抄送单位的在主题词之下)1行,用3号仿宋体字。其中,印制单位左空1字,印制日期右空1字;印制日期用阿拉伯数字标识。
    主题词、抄送单位、印制版记置于公文最后一面(封四),印制版记最后一个要素置于最后一行。主题词、抄送单位、印制版记下方各加一条分隔线。  
    第十条  除第九条中的基本组成部分和格式外,有的公文还应包括份号、密级与保密期限、紧急程度、印发传达范围。
    (一)份号  公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标明份号。份号用阿拉伯数字顶格标识在公文首页版心左上角第1行。
    (二)密级与保密期限  涉及国家秘密的公文应当标识其密级和保密期限。
    密级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在公文首页份号下1行;密级与保密期限之间用“★”隔开,如“机密★15年”。
    (三)紧急程度  对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“加急”。
标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在公文首页版心右上角第1行。
    (四)印发传达范围  有的公文需注明印发传达范围,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
    第十一条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
    第十二条  学院公文版头的适用范围
    (一)“中共重庆城市管理职业学院委员会文件”、“重庆城市管理职业学院文件”主要用于党委、行政向上级单位的报告、请示;发布党委、行政的重要决定、重要工作部署、干部任免通知;转发上级单位、平级单位和下级相隶属部门的文件;批转各党总支部(直属党支部)、院属各单位的重要报告、请示等。
    (二)“中共重庆城市管理职业学院委员会”、“重庆城市管理职业学院”主要适用于以党委、行政名义与同级单位商洽工作、询问和答复问题以及校内各职能部门职权范围内发文。

第四章 行文规范

    第十三条  行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精。能以口头、电话等方式解决的问题不以书面的方式解决;职能部门职权范围内能解决的问题不以学院党委和行政的名义解决。
    (一)以学院党委名义发文,应是党委决定的全校性的重大事项、贯彻上级指示精神的安排、向上级党委的重要请示或报告。
    (二)以学院名义发文,应是学院行政对全院工作作出的重大决定、制定的重要政策、以学院名义向上级的重要请示或报告、以学院名义依法行使职责的文书、文件。
    (三)学院内一般布置工作、周知日常事项、职能部门的业务工作,不得以党委、行政的名义发文。
    第十四条  学院及各单位的行文关系,应贯彻党政分开的原则,根据各自隶属关系和职权范围确定。
    (一)向上级单位的行文,应当主送一个上级单位,如需其他相关的上级单位阅知,可用抄送形式。不得越级向上级单位行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
    (二)以党委或行政名义下发的重要公文,应同时抄送学院的相关主管部门。
    (三)党委办公室和院长办公室根据授权可以向各党总支部(直属党支部)和院属各单位行文。中共重庆城市管理职业学院纪律检查委员会按照工作职责可以向各党总支部(直属党支部)和院属各单位行文。中国教育工会重庆城市管理职业学院委员会和共青团重庆城市管理职业学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
    (四)学院各职能部门不得对各党总支部(直属党支部)和院属各单位发布指示性公文;因工作需要行文的,一般应以党委办公室或院长办公室的名义下发或转发;确因工作需要以部门名义行文的,须经党委或行政分管领导同意(行文时写上已经学院党委或行政同意);涉及多个部门的工作,应在相关部门意见一致,学院相关会议通过或院领导同意的情况下方可行文。
    (五)党委和行政必要时可联合行文。党政联合行文主要用于:转发上级党政机关的联合行文;发布党委和行政的工作部署、决定及其他重要事项;批转党委和行政部门联合拟定的工作意见。
    (六)除“会议纪要”、“函”等公文或学院明确授权的情形外,学院除党委办公室和院长办公室外的其他部门不得对校外单位正式行文。
    第十五条  “请示”应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。 
    “请示”一般只写一个主送单位,不得多头主送。如需同时送其他部门,应当用抄送形式。
    (一)属于学院有关主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理,不必向学院请示。
学院各职能部门对职权范围内的事情,要认真研究,尽职尽责地解决,不得推诿、拖延。确需向学院请示解决的问题,职能部门要事先提出具体意见。
    (二)除院领导直接交办的事项外,“请示”应送党委办公室或院长办公室按照有关规定处理,不得直接送领导个人。
    第十六条  校内不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等,用“函”的形式。

第五章 发文办理

    第十七条  发文办理指制发公文的过程,主要包括拟稿、核稿、签发、核发、登记、印制、用印、分发等程序。
    第十八条  党委、行政的综合性文稿由党委办公室、院长办公室拟稿;凡内容属于职能部门工作范围内的文稿,由主管职能部门拟稿;内容涉及几个职能部门的,由主办单位拟稿。
    第十九条  各单位应加强对公文起草工作的重视,不断提高公文起草水平。重要文稿的起草,单位负责人要亲自拟稿或组织起草。草拟公文应当做到: 
    (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定,符合学院的实际情况。变更现行政策、规定或提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。 
    (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,用词规范,文字精练,标点准确,篇幅力求简短。 
    (三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号(用圆括号括起)。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 
    (四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
    (五)公文使用的汉字按国家规定的标准方案执行,不用不规范的字;公文中的计量单位,采用国家法定计量单位。
    (六)文内使用非规范化的简称,应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 
    (七)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
    (八)公文拟稿应进行调查研究和充分论证,征求有关部门意见。对涉及其他部门或二级院系职权范围内的事项,应当主动与有关部门或二级院系协商取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理由,提出建设性意见,并与有关部门或二级院系会签后报请学院协调或裁定。
    (九)所拟公文,如系上级单位或有关单位来文要求办理的事项,应将来文附后,以便审核。
    第二十条  公文送有关院领导签发前,应当由党委办公室、院长办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文;行文方式是否妥当;是否符合行文规则和拟制公文的要求;公文格式是否符合本办法的规定等。
部门代党委、行政草拟的文件,OA至党委办公室、院长办公室审核时,必须以部门负责人的邮件发出,视为部门负责人同意。
    第二十一条  党委办公室或院长办公室核稿后按规定OA至院领导签发。业务性的专项问题,由主管该项工作的院领导签发;涉及多个院领导的问题,由相关院领导会签;综合性的、重大的问题,应先经党委会、院长办公会决定,由党委书记、院长签发。
    未经党委办公室或院长办公室审核的公文,不得径送院领导签发。
    各职能部门的公文,由各单位主要负责人签发。
    签发要表明是否同意并署全名,注明时间。
    第二十二条  对院领导签发后的公文,党委办公室或院长办公室要进行复核,复核的重点是:公文的审批手续是否完备;文种、格式是否符合有关规定;附件材料是否齐全。
    第二十三条  以学院党委、行政名义发出的公文,经复核无错漏后,分别由党委办公室、院长办公室公文处理人员统一登记、编号、印制、发出。以职能部门名义发出的公文,统一由各单位参照公文格式及有关规定缮印、发出。发出的公文要履行登记签收手续。
    第二十四条  学院公文经打印和校对修改,要求文字准确率100%;印制公文要做到布局合理,用字标准,印刷清晰,页面美观,装订整齐。
    第二十五条  一般情况下,学院公文以OA系统发至主送单位,党委办公室、院长办公室同时将公文草稿和两份纸质公文(正式文件)加盖公章收存归档。

第六章  收文办理

    第二十六条  收文办理指对收到的公文(包括校内外电子公文)的办理过程,包括审核、签收、登记、拟办、请办、传阅、承办、催办、签发等程序。
    第二十七条  学院收文办理应严格履行以下程序:
    (一)签收  签收公文应当逐件清点,重要文件要逐页清点,并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。如发现问题(如散包、被拆、错送、错投等)要及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。
    (二)登记  对收到的公文应逐项登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等。
    (三)拟办  对收到的公文应填写收文处理专用签,送办公室主任提出办理意见,并根据办理意见,将公文分送领导批示或阅知。
    院领导批示需部门办理或阅知的公文,应退回党委办公室、院长办公室处理,不直接交给部门。对需要由两个以上部门办理的,应当指明主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。
    (四)传阅  传阅公文应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。公文传阅必须遵守文件传阅的有关规定。
    (五)承办  凡属承办部门职权范围内的事项,承办部门根据领导批示、按照文件要求办理;凡涉及其他部门的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请院党委、行政或主管领导审批的事项,承办部门应当提出处理意见,送党委办公室、院长办公室由文秘工作人员呈送有关领导审批。承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回党委办公室、院长办公室并说明理由。 
    (六) 催办  党委办公室、院长办公室对公文的承办情况进行督促检查,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,并随时向主管领导汇报办理情况。
    第二十八条  需送请领导批阅的传真件,应复印后办理,以利长期保存。
    第二十九条  党委办公室、院长办公室对院属各单位请求批准事项的公文,原则上在收到后的 10个工作日内将办理情况答复来文单位。
    第三十条  院属各单位的收文处理参照本办法执行。

第七章  公文管理

    第三十一条   公文由党委办公室和院长办公室严格管理,公文一般只发给组织,不发给个人。党委办公室和院长办公室应做好公文的管理工作,既发挥公文效用,又有利于公文保密。
    (一)对录有保密公文的计算机磁盘、光盘、磁带等应按同密级的公文进行管理。
    (二)秘密公文应当在阅文室(或办公室)阅读,不得随意带出。个人参加上级会议带回的公文,应及时交党委办公室或院长办公室登记保管,个人不得私自保存,如工作需要借阅,须履行相关手续。
    (三)党委办公室和院长办公室机要秘书应对标有密级的公文定期进行清理、清退。省军级公文和绝(机)密级公文按规定按时退回市委办公厅和市府办公厅。其他秘密公文和未标密级的正式公文,由党委办公室和院长办公室机要秘书妥善保管,除需留存归档被查的外,其余应在一年后按有关规定自行清理、登记、销毁。
    销毁标有密级的公文,经领导批准后,由两人监销,保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。
遗失秘密公文,要认真进行查处并及时向上级发文机关和学院相关部门写出书面报告。
    第三十二条  机构合并时,全部公文应当随之合并管理。机构撤销时,需要归档的公文整理立卷后移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
    第三十三条  为适应办公信息化的要求,本单位产生的所有公文应同时备份电子文档。

第八章  公文立卷归档

    第三十四条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理、归档。个人不得保存应归档的公文。
    (一)校外公文和以党委、行政制发的公文,由党委办公室和院长办公室负责归档。
    (二)各单位要指定兼职档案员负责本部门工作范围内已办理完毕的校内校外公文的整理、立卷工作。
    (三)立卷的内容包括上级机关的文件及办理结果,校内公文的定稿、正本(包括附件)以及上级对请示、报告的批复。立卷要保证资料齐全、完整,正确反映主要工作情况,便于保管、查找和利用。案卷中的文件排列,要按文件形成的时间顺序,逐件编上页码,填写卷内目录,并由立卷人在卷内备考表上签字。
    (四)传真文件应当复印后,存留复印件。
    (五)联合办理的公文,原件由主办部门立卷、归档,其他部门保存复制件。
    (六) 立好的案卷应在次年的六月份以前向学院档案科移交。个人和职能部门不得以任何理由截留应归档的文件。

第九章  公文保密

    第三十五条  公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,遵守党的保密纪律,确保党和国家秘密的安全。凡泄漏和出卖党和国家秘密文件的,依照有关法律、法规进行处理。
    第三十六条  上级机关的有密级的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,如因传达贯彻需要翻印、转发时,应经校保密委员会办公室同意,并由党委办公室、院长办公室统一翻印、印发,注明翻印的机关、日期、份数和印发范围,并视同原件管理。未经批准,任何单位和个人不得自行翻印、转发。
    第三十七条  秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。不宜公开发表又未标注密级的公文,按内部公文管理。
    第三十八条  发文单位在拟制公文时,应严格划分密与非密的界限。对确需保密的公文,要准确标注密级。公文密级的变更和解除由发文机关或上级机关决定。

第十章  校内电子公文

    第三十九条  校内电子公文处理目前主要指通过OA系统处理校内发文,上报公文和其它对外发文暂不通过OA系统处理。
    第四十条  根据公文处理的流程和权限,各单位可以利用OA系统的公文处理模块实现公文的拟稿、审核、批阅、签发、登记、传文和归档。涉及学院重大机密事项的公文,不通过办公自动化系统处理。       
    第四十一条  拟稿单位新建公文,需填妥公文信息,一般包括发文字号、签发人、标题、主送单位、主题词、抄送单位等部分。
    第四十二条  公文办结后,党委办公室、院长办公室必须及时按照归档要求,做好电子公文和纸质公文的存档归档工作。
    第四十三条  办公自动化系统出现故障,短时间不能恢复服务,发送公文可暂时使用纸质公文。
    第四十四条  对办公自动化系统中公文处理流程设置、公文类型、公文格式及管理方面的问题由党委办公室、院长办公室负责协调。属于网络技术方面的问题由网络中心提供服务。         

第十一章  附  则

    第四十五条  以学院名义拟制的各类合同、协议、工作总结、简报、大事记、调查报告等重要的非正式公文(包括二级单位拟稿的)由党委办公室、院长办公室收存归档;各二级单位在公务活动中形成的所有非正式公文的办理、管理、归档,参照本办法执行。
    第四十六条  本办法在执行过程中的具体问题,由学院党委办公室、院长办公室负责解释。
    第四十七条  本办法从2010年1月1日起试行。